メールで受け取った請求書のPDFと、紙で受け取った領収書は、保存方法を分けて確認します。電子帳簿保存法への対応は「紙を全部なくすこと」ではありません。自社が受け取る・送る書類を一覧にし、どの制度で保存するかを決めることから始めます。
3つの制度を混ぜない
| 区分 | 対象の例 | 確認すること |
|---|---|---|
| 電子取引データ保存 | メールやクラウドで授受した請求書・契約書等の取引情報 | 保存義務の対象となるデータを、所定の要件で保存 |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した帳簿・書類 | 電子データのまま保存する場合の要件 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った対象書類を読み取ったデータ | 紙に代えて保存する場合の対象・入力等の要件 |
電子で受け取った取引情報を印刷しただけでは、電子取引データ保存の代わりになりません。一方、紙で受け取った書類すべてを電子化する義務という説明でもありません。
電子取引データ保存の原則
改ざん防止の方法を決める
国税庁は、タイムスタンプ、訂正・削除の履歴が残るシステム等の方法のほか、不当な訂正・削除を防ぐ事務処理規程を定めて守る方法を示しています。サービス名だけで判断せず、自社が採用する方法と実際の操作を対応させます。
検索と出力を確認する
基本は取引の日付・金額・取引先による検索等と、画面・書面への出力環境を確認します。ただし、検索要件には条件付きの緩和があります。基準期間の売上高が5,000万円以下の場合など、国税庁の示す条件とダウンロードの求めへの対応を確認してください。「小規模だからデータを保存しなくてよい」という意味ではありません。
2024年以降も条件付きの猶予措置がある
2023年末までの宥恕措置と、2024年1月以降の猶予措置は別です。「猶予がすべて終了した」と一律には説明できません。
現在の猶予措置は、原則の要件に従えなかったことに相当の理由があると所轄税務署長が認める場合で、データのダウンロードと印刷した書面の提示・提出の求めに対応できることなどが条件です。事前申請は不要ですが、データを捨ててよい制度ではありません。適用を前提に放置せず、自社の事情を税務署・税理士等に確認します。
紙と電子を併用するときの運用
- 受領・送付の経路を一覧にする。担当者個人のメールやクラウドに取り残さない。
- 対象データと保存先を決め、案件ID・取引日・相手先で戻れるようにする。
- 電子取引、帳簿、紙の原本を区別し、それぞれの保存根拠と期間を確認する。
- 担当者以外の権限でも、指定された取引を探して出力できるか試す。
- サービス解約・担当交代・障害時にも保存資料を取り出せるか確かめる。
宅建業法上の書面交付やIT重説の確認は別に必要です。税務上の保存をしただけで、不動産取引に必要な説明・交付まで完了したとは判断しません。導入の流れは電子契約の導入と紙との併用も参照してください。
保存場所と確認結果を残す
制度の適用判断と、実際に検索・出力できた結果を別欄で記録します。自社製品を含め、ソフトの導入だけで「完全対応」とは判定しません。
登録不要。テキスト形式の空欄シートです。保存して自社の条件を書き込めます。
よくある質問
Q1. 請求書PDFは印刷すればよいですか？
電子取引の対象データは、原則として電子データを保存します。経理のために印刷して紙と併用する場合も、データの保存を別に確認します。
Q2. タイムスタンプは必須ですか？
電子取引の改ざん防止には複数の方法があります。採用する方法が要件を満たすかを国税庁の資料と自社の運用で確認します。
Q3. 全書類を一律に何年保存すればよいですか？
対象者・税目・書類などで確認が必要です。宅建業法その他の保存義務も分け、期間と起算日を一覧にしてください。
出典・確認日
内容確認：2026年9月10日。制度・仕様の確認先は以下です。手順、計算例、シートの項目は編集部の提案であり、導入効果を示す実測値ではありません。
訂正履歴
2026年9月10日：宥恕措置と猶予措置を区別し、検索要件を一律とした説明を訂正しました。確認できない導入実績と製品の完全対応表現を撤回しました。
